Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring

Inledande bestämmelser

1 §   Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 21 § tryckfrihetsförordningen och om förvaring av handlingarna sedan de överlämnats. I lagen finns också bestämmelser om de enskilda organens skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

I fråga om allmänna handlingar som förvaras hos Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar finns bestämmelser i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Lag (2018:1924).

2 §   Allmänna handlingar som har överlämnats för förvaring hos ett enskilt organ får inte avhändas på annat sätt än vad som följer av denna lag eller arkivlagen (1990:782).

Allmänna handlingar från statliga myndigheter

Överlämnande, förvaring och återlämnande

Förutsättningar för överlämnande och förvaring

3 §   Regeringen får besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna om
   1. myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,
   2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet,
   3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten,
   4. någon annan överföring av uppgifterna i handlingarna inte utgör ett godtagbart alternativ till ett överlämnande med hänsyn till gällande föreskrifter och till myndighetens eller det enskilda organets verksamhet, och
   5. en arkivbeskrivning och arkivförteckning finns tillgänglig för de handlingar som begärs överlämnade.

Regeringen får också besluta att handlingar från en statlig myndighet får överlämnas från ett enskilt organ till ett annat enskilt organ för förvaring där utan att handlingarna upphör att vara allmänna, om förutsättningarna enligt första stycket 2-5 är uppfyllda.

Ansökan om tillstånd att överlämna handlingar

4 §   En ansökan om tillstånd att överlämna allmänna handlingar som härrör från en statlig myndighet för förvaring hos ett enskilt organ ska ges in till den statliga arkivmyndigheten.
Ansökan ska göras av den myndighet eller det enskilda organ som förvarar handlingarna.

Förvaringstid

5 §   Regeringen ska besluta om den tid handlingar från en statlig myndighet som längst får förvaras hos ett enskilt organ. Förvaringstidens längd ska bestämmas med hänsyn till myndighetens och det enskilda organets verksamhet.

Regeringen får efter ansökan besluta om förlängning av förvaringstiden i första stycket. För en sådan ansökan gäller i övrigt det som föreskrivs i 4 §.

Anmälan av ändring av ett företagsnamn

6 §   Om ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet ändrar sitt företagsnamn, ska organet genast anmäla ändringen till den statliga arkivmyndigheten. Lag (2018:1690).

Återlämnande

7 §   Allmänna handlingar från en statlig myndighet som förvaras hos ett enskilt organ ska återlämnas om organet inte längre har behov av handlingarna för att bedriva sin verksamhet. Återlämnande ska ske till den statliga arkivmyndigheten, om inte arkivmyndigheten beslutar att handlingarna ska återlämnas till den myndighet handlingarna härrör från.

Handlingarna ska alltid återlämnas om
   1. den förvaringstid som har meddelats med stöd av 5 § har gått ut, eller
   2. det inte finns något tillstånd att förvara handlingarna.

Återlämnande enligt andra stycket ska göras genast, om inte den statliga arkivmyndigheten beslutar annat.

Tillsyn

Tillsynsansvar

8 §   Den statliga arkivmyndigheten ska ha tillsyn över att denna lag och de föreskrifter som meddelats i anslutning till lagen följs när allmänna handlingar från statliga myndigheter har överlämnats för förvaring.

I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivvård hos enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter.

Egenkontroll och rapporteringsskyldighet

9 §   Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet enligt denna lag ska fortlöpande planera och kontrollera sin förvaring så att den sker i överenstämmelse med gällande föreskrifter (egenkontroll). Det enskilda organet ska årligen rapportera sin planering och kontroll av förvaringen till den statliga arkivmyndigheten (rapporteringsskyldighet).

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela närmare föreskrifter om egenkontroll och rapporteringsskyldighet.

Befogenheter vid tillsyn

Förelägganden

10 §   Den statliga arkivmyndigheten får besluta de förelägganden som behövs för tillsynen.

Om ett enskilt organ förvarar överlämnade allmänna handlingar utan att ha tillstånd till förvaringen, kan ett föreläggande även riktas mot det enskilda organet.

Ett föreläggande som avser återlämnande (7 § andra stycket), rapporteringsskyldighet (9 §) eller övertagande (11 §) får förenas med vite.

Övertagande av arkivmaterial

11 §   Om ett enskilt organ som står under den statliga arkivmyndighetens tillsyn inte uppfyller sina skyldigheter enligt denna lag eller enligt andra bestämmelser som gäller för förvaringen av de allmänna handlingarna, kan arkivmyndigheten besluta om att handlingarna ska övertas.

Tillträde

12 §   Den statliga arkivmyndigheten har, i den omfattning det behövs för tillsynen, rätt att få tillträde till utrymmen som används i det enskilda organets verksamhet och där allmänna handlingar förvaras.

Handräckning

13 §   Kronofogdemyndigheten får efter ansökan av den statliga arkivmyndigheten besluta om handräckning för att
   1. genomföra återlämnande enligt 7 § andra stycket,
   2. genomföra övertagande enligt 11 §, eller
   3. få sådant tillträde som avses i 12 §.

I lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning finns bestämmelser om handräckning.

Polismyndigheten ska i den utsträckning det behövs biträda med att verkställa åtgärder enligt punkt 1-3 i första stycket.

Avgifter

Tillsynsavgifter

14 §   Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från statliga myndigheter enligt denna lag. Avgifterna får avse kostnader för tillsyn över att denna lag och 3-6 §§ arkivlagen (1990:782) följs.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen.

Avgifter vid återlämnande och övertagande

15 §   Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet ska ersätta den statliga arkivmyndigheten för dess kostnader för den fortsatta förvaringen efter återlämnande eller övertagande.

Allmänna handlingar från kommunala myndigheter

Förutsättningar för överlämnande och förvaring

16 §   Fullmäktige i en kommun får under samma förutsättningar som anges i 3 § besluta att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett svenskt enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna.

Det som sägs om kommuner i denna lag avser även regioner.
Lag (2019:966).

Bestämmelser om ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn

17 §   Regeringen eller den kommun som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att bestämmelserna i denna lag om ansökan, förvaringstid, återlämnande och tillsyn ska tillämpas vid överlämnande enligt 16 §.

Om en kommun har meddelat föreskrifter om tillsyn, har den kommunala arkivmyndigheten de befogenheter som följer av 10-13 §§.

18 §   I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om tillsyn över arkivbildning och arkivvård för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från kommunala myndigheter.

19 §   Avgifter för tillsyn får tas ut från enskilda organ som förvarar allmänna handlingar från kommunala myndigheter enligt denna lag. Avgifterna får avse kostnader för tillsyn över att denna lag och 3-6 §§ arkivlagen (1990:782) följs.

En kommun får meddela föreskrifter om avgifter för tillsynen.

Enskilda organs ansvar vid förvaringen

Utlämnande av allmänna handlingar

20 §   I 2 kap. tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar.

I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess.

Av 2 kap. 21 § tryckfrihetsförordningen och 2 kap. 5 § första meningen offentlighets- och sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter ett beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, ska jämställas med en myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar. Lag (2018:1924).

21 §   Ett enskilt organ är skyldigt att lämna ut eget material, om det är en nödvändig förutsättning för att en allmän handling ska kunna lämnas ut med hänsyn till det sätt på vilket det egna materialet tillförts handlingen.

Hanteringen av allmänna handlingar

22 §   I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om enskilda organs vård och gallring av allmänna handlingar.

23 §   Det enskilda organet ska vid förvaring och hantering av de allmänna handlingarna se till att de lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet.

Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar, ska tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts, om det inte redan av omständigheterna klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet.

Överklagande

24 §   Beslut av en statlig eller kommunal arkivmyndighet får överklagas till allmän förvaltningsdomstol när det gäller
   1. förelägganden enligt 10 §,
   2. övertagande av arkivmaterial enligt 11 §, och
   3. påförande av avgift enligt 14, 15 och 19 §§ eller enligt föreskrifter som meddelats med stöd av denna lag.

Andra beslut av en arkivmyndighet enligt denna lag får inte överklagas.

Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten.

Övergångsbestämmelser

2015:602
   1. Denna lag träder i kraft den 1 januari 2016.
   2. Genom lagen upphävs lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.
   3. Den upphävda lagen gäller dock till och med den 31 december 2016 för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet. Bestämmelsen i 5 § får dock tillämpas även i fråga om sådana enskilda organ.